Hukuk Güncesi

ERP Yazılımı Proje İhaleleri

Ticari firmaların gelişen teknoloji kapsamında yapacakları otomasyon planlarının ayrılmaz parçası; Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprise Resource Planning/ERP) yazılımlarıdır. Bu yazılımlar, Kurumsal uygulama yazılımları (EAS) içindeki en büyük bölümü oluşturmaktadır.

Denilebilir ki, bir şirket otomasyonunu bir yük tren katarına benzetirsek, en öndeki lokomotif ERP Yazılımıdır. Bu otomasyona eklenecek vagonların, yani her bir otomasyon uygulamasının, gerek verimli çalışması, gerekse vagonların birbirlerini bütünleyerek çoğalması ve entegrasyonu; lokomotif’in doğru inşa edilmesine bağlıdır.

Bir şirketin kendi ihtiyacı olan ERP’yi tespit edebilmesi için çok titiz çalışması gerekmektedir. ERP Yazılımı tercihi veya ERP Yazılımının bir şirketin ihtiyaçlarına uyarlanması; bir paket uygulama programlarının servera yüklenmesinden çok farklıdır. Karmaşık bir süreç gerektirir. Konuyu basit bir biçimde açıklamak için bir şema çizmek istiyorum.

Bir ERP Projesinin başarısı öncelikle Şirket’in kendi ihtiyaçlarını doğru tespit etmesine dayanır. Bunun için Şirket’in, kendi bünyesinden veya tercihen dışarıdan bağımsız bir ERP danışmanından yararlanmasında sayısız yarar vardır. Şirket gerektiğinde bu ERP danışmanına, ilerideki uyarlama aşamasında teknik kontrolör görevini de verebilir hatta Proje Yönetim Komitesine bile seçebilir.

Şirket kendi ihtiyaçlarını tespit ettikten sonra bunları bir ihale teknik şartnamesine dönüştürerek ihaleye çıkacaktır. Projeye talip olan firmalar, muhtemelen Fikri Mülkiyet Haklarına sahip oldukları ve/veya yayma/işleme yetkisine sahip oldukları standart bir yazılım ve yapacakları Şirket’e özgü uyarlama önerileriyle ihaleye katılacaklardır.

İhaleye katılan şirket açısından, şartnameyi aynen kabul etme zorunluluğu yoktur. Doğru olan, hangi ihtiyaçları karşılayabiliyorlar ise bunu belirtmeleri, farklılık farsa bunları belirtmeleri ve nihayet karşılayamadıkları teknik şartlar varsa onları açıklıkla ihtirazi kayıt olarak düşmeleridir. Özellikle projeye verilecek teklifin bir ayağını standart ticari bir ERP yazılımı, diğer ayağını da buna bağlı olarak Şirkete yapılacak uyarlamalar teşkil ediyorsa; bunların ayrı ayrı belirtilmesi Yazılım firmaları açısından daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Tarafların bu şekilde birbirlerine karşı açık ve net olmaları ileride kurulacak uyarlama/geliştirme aşamasını da kolaylaştıracaktır.

İhale şartnamesi üzerinde mutabakat sağlamak, bir anlamda taraflar açısından ERP Projesi kapsamında ileride hazırlayacakları Kavramsal tasarım (blueprint) dokümanı için ön hazırlık teşkil edecektir.

İhale şartnamelerinin bu teknik yön yanında, idari-hukuki şartname bölümü de önem taşımaktadır. Şirket, çıkacağı ihalede; ihaleye katılma biçimi, ileride imzalayacakları sözleşme taslaklarının sunulması, cezai müeyyideler, teminatlar gibi bir konudaki taleplerini belirtecek, ihaleye katılan firmalar ise bunları karşılayıp karşılamayacaklarını belirteceklerdir.

İhale sonunda, Şirket çok ayrıntılı bir değerlendirme yaparak kendine en uygun ERP Proje teklifini tespit edecek ve o firmayı sözleşme yapmaya davet edecektir.

Bu ikinci aşama da; en az birincisi kadar zor ve ayrıntılı idari ve hukuki bir süreç gerektirecektir.

Av. Haluk İnanıcı