Hukuk Güncesi

10 Mart 2021 Tarihli Uzaktan Çalışma Yönetmeliği Kapsamında Şirket Yükümlülükleri

2016 yılında İş Kanunu’na eklenen 14. Madde ile uzaktan çalışmaya ilişkin genel hükümler düzenlenmiş olup detayların yayınlanacak yönetmelik ile düzenleneceği belirtilmiştir.  Bu doğrultuda da 10 Mart 2021 tarihinde Resmi Gazete’de Uzaktan Çalışma Yönetmeliği (“Yönetmelik”) yayımlanmıştır.

Bu Yönetmelik kapsamında Uzaktan Çalışma hakkında bilgilendirme yazımız ve Şirketler tarafından yapılması gereken işlemlere ilişkin açıklamalarımız aşağıda yer almaktadır.

1.        Uzaktan Çalışma Nedir?

Uzaktan çalışma; işçinin, işveren tarafından oluşturulan iş organizasyonu kapsamında iş görme edimini evinde ya da teknolojik iletişim araçları ile işyeri dışında yerine getirmesi esasına dayalı ve yazılı olarak kurulan iş ilişkisidir.

Tanımdan da anlaşıldığı gibi uzaktan çalışma evden yapılabileceği gibi işveren ile çalışanın birlikte belirleyeceği işyeri dışındaki herhangi bir yerden de yapılabilmektedir. 

2.        Uzaktan Çalışan Kimdir?

Yönetmelikte, İş görme ediminin tamamını veya bir kısmını uzaktan çalışarak yerine getiren işçi olarak tanımlanmış olduğundan uzaktan çalışmanın haftanın ya da ayın belirli dönemlerinde uygulanması kararlaştırılabileceği gibi iş görme ediminin tamamı için de bu şekilde bir çalışma modeli öngörülebileceği belirtilmiştir.   

3.        Uzaktan Çalışma Uygulaması için Yazılı İş Sözleşmesi Yapılması Zorunlu mu?

Gerek kanunda gerekse de yönetmelikte uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmesinin yazılı olarak yapılması gerektiğinden bahsedilmektedir. Ancak bunun için yeniden iş sözleşmesi akdetme zorunluluğu bulunmamakta olup İşveren dilerse yeni bir iş sözleşmesi düzenleyebileceği gibi mevcut iş sözleşmesine ek olarak hazırlayacağı ek sözleşmede uzaktan çalışma koşullarını belirleyebilir.  

4.        Çalışan ve İşveren Arasında Akdedilecek Sözleşmede Yer Alması Gereken Hususlar Nelerdir?

• İşin tanımı, yapılma şekli, işin süresi ve yeri, ücret ve ücretin ödenmesine ve çalışan ile iletişime ilişkin konular:

Bu hususların bir kısmı mevcut iş sözleşmesinde düzenlenmiş ise onlara atıf yapılabilir. Ancak işin nerede yapılacağı (evde ya da belirlenen işyeri dışında başka bir yerde), uzaktan çalışmanın ne kadar süre ile uygulanacağı (Uzaktan çalışmanın yapılacağı zaman aralığı ve süresi), çalışan ile  uzaktan çalışma döneminde iletişimin sağlanma yöntemi ve zaman aralığı uzaktan çalışmaya özgü düzenlemeler olup bu hususların ek sözleşmede ayrıca belirlenmesi gerekmektedir.

Buna ek olarak özellikle kısmen uzaktan çalışmanın söz konusu olduğu durumlarda hangi işlerin uzaktan hangi işlerin işyerinde yapılacağı ya da hangi günler uzaktan çalışılacağı, varsa ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin ek koşullar da ek sözleşmede ayrıca düzenlenmelidir.  

• Uzaktan çalışma esnasında ihtiyaç duyulan ekipman giderleri ve ortaya çıkan maliyetlerin kimin tarafından ve ne şekilde üstlenileceğine ilişkin düzenlemeler;

İşin uzaktan verilmesi esnasında normalde İşveren tarafından karşılanan bazı maliyetler ile çalışanın iş görme edimini ifa ederken kullanacağı ekipmanların tespit edilerek bunların masraflarının ne şekilde ve kimin tarafından karşılanacağının Sözleşmede düzenlenmesi gerekmektedir. Bu kapsamda, çalışanın iş görme edimini yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyacağı bilgisayar, yazıcı vb. ekipmanlar ile işin evden görülmesi nedeni ile oluşacak doğrudan zorunlu giderler (internet, elektrik kullanımımı vb) tespit edilerek buna ilişkin masrafların kim tarafından ve ne şekilde karşılanacağının sözleşmeye yazılması gerekecektir. Buna ek olarak uzaktan verilecek hizmette gerekli olması halinde, uzaktan çalışmanın yapılacağı mekân ile ilgili düzenlemeler de iş yapılmaya başlamadan önce tamamlanmalı ve buna ilişkin maliyetlerin karşılanma usulü de sözleşmeye yazılmalıdır.  

Uzaktan çalışan için gerekli malzeme ve iş araçlarının iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmamışsa işveren tarafından sağlanması esastır. Bu malzeme ve iş araçlarının kullanım esasları ile bakım ve onarım koşullarının açık ve anlaşılır bir şekilde uzaktan çalışana bildirilmesi gerekmektedir. İş araçlarının işveren tarafından sağlanması halinde, bunların işçiye teslim edildiği tarihteki bedellerini belirten iş araçları listesinin, işveren tarafından yazılı olarak çalışana teslim edilmesi ve bu belgenin çalışan tarafından imzalı bir nüshasının da işçi özlük dosyasında saklanması hususu Yönetmelikte belirtilmiştir.  

• Uzaktan Çalışma esnasında Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin düzenlemelerin ve çalışanların bu esnada uyması gereken yükümlülüklerin belirlenmesi

İşveren; uzaktan çalışanı, işyerine ve yaptığı işe dair verilerin korunması ve paylaşımına ilişkin işyeri kuralları ve ilgili mevzuat hakkında bilgilendirmek ve bu verilerin korunmasına yönelik gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. Bu kapsamda çalışanın uzaktan çalışma esnasında erişimi olan bilgilerin belirlenmesi, çalışanlara gerekiyorsa ek eğitimlerin verilmesi, teknik ve idari güvenlik önlemlerin evden çalışma esnasında da uygulanması ve denetlenmesine ilişkin hükümlerin iş sözleşmesinde yer alması uygun olacaktır.  

• Uzaktan Çalışmaya yönelik İş sağlığı ve güvenliğine ilişkin tedbirlerin alınması ve buna ilişkin çalışanın dikkat etmesi gereken hususların sözleşmede belirlenmesi:  

İşveren, uzaktan çalışanın yaptığı işin niteliğini dikkate alarak iş sağlığı ve güvenliği önlemleri hususunda çalışanı bilgilendirmekle, gerekli eğitimi vermekle, sağlık gözetimini sağlamakla ve sağladığı ekipmanla ilgili gerekli iş güvenliği tedbirlerini almakla yükümlü olacaktır.

Her ne kadar uzaktan çalışma esnasında işverenin normal çalışmadaki eğitme, düzenleme ve kontrol etme gibi yükümlülüklerini sağlayamayacağı düşünülse de iş akdinde evden çalışma esnasında oluşabilecek kazalara ve bu kazalardan kaçınmak için dikkat edilebilecek kurallara ve iş güvenliği uzmanının ileteceği diğer hususlara ilişkin bilgilendirmenin yapılması uygun olacaktır. Yönetmeliğin bu konularda daha ayrıntılı düzenleme getirmesi gerektiği yönünde bazı eleştiriler bulunmakta ise de iş güvenliği uzmanı ile uzaktan çalışma esnasında oluşabilecek riskleri ve alınabilecek tedbirleri değerlendirerek dikkat edilecek hususları sözleşmeye yazmak ve çalışanlara bu konuda eğitim vermek uygun olacaktır.

5.        Uzaktan Çalışmaya Geçiş Kararı Kim Tarafından ve Ne Şekilde Alınacaktır?

Çalışan işe başlarken iş akdi uzaktan çalışma şeklinde kurulabileceği gibi sonradan uzaktan çalışmaya geçiş de yapılabilir. Uzaktan çalışma sistemine geçiş kural olarak işçi ve işverenin mutabakatı ile yapılabilmektedir. Bu kapsamda uzaktan çalışmak isteyen işçi bu talebini yazılı olarak işverene yapacak, İşveren işin ve işçinin niteliği gereği uzaktan çalışmaya uygunluğu ile belirleyeceği diğer kıstaslar doğrultusunda bu talebi değerlendirecek ve 30 gün içinde çalışana talebi ile ilgili kararını iletecektir. İşveren’in çalışanın bu talebini kabul etmesi halinde taraflar yazılı sözleşme ile anlaşma şartlarını belirleyeceklerdir.

Uzaktan çalışmanın mevzuatta belirtilen zorlayıcı nedenlerle işyerinin tamamında veya bir bölümünde uygulanacak olması halinde ise uzaktan çalışmaya geçiş için işçinin talebi veya onayı aranmayacaktır. Zorlayıcı neden kavramı 4857 iş kanununda birçok yerde geçmekle birlikte açıkça tanımlanmamaktadır. Kısa Çalışma ve Kısa Çalışma Ödeneği Hakkında Yönetmelik de zorlayıcı neden “işverenin kendi sevk ve idaresinden kaynaklanmayan, önceden kestirilemeyen, bunun sonucu olarak bertaraf edilmesine imkân bulunmayan, geçici olarak çalışma süresinin azaltılması veya faaliyetin tamamen veya kısmen durdurulması ile sonuçlanan dışsal etkilerden kaynaklanan dönemsel durumlar ya da deprem, yangın, su baskını, heyelan, salgın hastalık, seferberlik gibi durumlar” şeklinde tanımlanmaktadır.

Fransa’da salgın hastalık vb. nedenlerle işverenin uzaktan çalışmaya tek taraflı olarak başvurabilmesi açıkça düzenlenmiştir. Yönetmelik de bu husus açıkça düzenlenmemiş olsa da salgın hastalık durumu zorlayıcı neden kapsamında yer alacağından Pandemi nedeniyle işverence tek taraflı olarak uzaktan çalışmaya geçişin bizde de mümkün ve hukuka uygun olduğu düşünülmektedir.

6.        Uzaktan Çalışma Yapılamayacak İşler Hangileridir?

Tehlikeli kimyasal madde ve radyoaktif maddelerle çalışma, bu maddelerin işlenmesi veya söz konusu maddelerin atıkları ile çalışma, biyolojik etkenlere maruz kalma riski bulunan çalışma işlemlerini içeren işlerde uzaktan çalışma yapılamayacaktır.

Buna ek olarak, Kamu kurum ve kuruluşlarınca ilgili mevzuatına göre hizmet alımı suretiyle gördürülen işler ile millî güvenlik açısından stratejik önemi haiz birim, proje, tesis veya hizmetlerden hangilerinde uzaktan çalışma yapılamayacağı birim, proje, tesis veya hizmetten sorumlu olan veya hizmeti alan kamu kurum ve kuruluşunca belirleneceği düzenlenmiştir.

7.        Uzaktan Çalışma Durumunda Çalışan Fazla Çalışma Ücreti’ne Hak Kazanacak mıdır?

Yönetmelik de “Fazla çalışma işverenin yazılı talebi üzerine, işçinin kabulü ile mevzuat hükümlerine uygun olarak yapılır” denmektedir. İşverenin bu konuda çalışma sürelerini kesin şekilde denetleme şansı olmadığı gibi çalışanların da fazla çalışmayı ispat etmek için tanık deliline başvurma şansları ortadan kalkacaktır. Bu kapsamda İşveren’in çalışandan fazla mesai beklentisinin olmadığı durumlarda sözleşmelerde buna ilişkin hükmün yer alması, beklentinin olması durumunda ise bu konuda çalışanın onayını da içerir şekilde iş sözleşmesine madde eklenmesi faydalı olacaktır.

8.        Sonuç 

Halihazırda uzaktan çalışan ya da uzaktan çalışmaya geçmek isteyen İşverenlerin İş Kanunu ve 10.03.2021 tarihine yayınlanan Yönetmelik uyarınca; mutlaka çalışanları ile imzalamış oldukları iş sözleşmelerini gözden geçirmeleri ve gerekli olması halinde bu sözleşmeleri revize ederek ya da ek sözleşme düzenleyerek yönetmelikte belirtilen hususları sözleşmelerine yansıtmaları iş sağlığı ve güvenliği alanında çalışanlarına gerekli bilgi ve eğitimi sağlamaları, kişisel verilerin korunmasına ilişkin gerekli hukuki ve teknik alt yapılarını oluşturmaları ve bu yönde çalışanlarını bilgilendirmeleri gerekmektedir.

Av.Nazan Şenol Dokudan